SOFTWARE A LA MEDIDA O SOFTWARE ESTANDAR, CÓMO ESCOGER?

El software de Gestión o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Plannig), fueron creados en la década de los años 50 por la industria militar, sin embargo, a raíz que las computadoras empezaron a introducirse en las empresas más comercialmente, también lo hicieron así, los ERP, llegando a convertirse en una herramienta que logra integrar procesos, optimizar recurso humano y obtener información más oportuna para la toma de decisiones.

Escoger un ERP para una compañía, se ha convertido en un proyecto decisivo y de mucha relevancia. Las inversiones financieras, recurso humano, tiempo de implementación entre otros son esfuerzos que pueden conllevar a la organización a resultados favorables en la consolidación de sus procesos y a obtener mayores ganancias, pero sino se hace un estudio previo del tipo de software a escoger, también puede generar traumatismos económicos y caos organizacional.

Analizar el tipo de ERP a implementar depende de ciertos factores, que darán como resultado si la empresa se ajusta al software o el software se ajusta a la empresa.

Un POCO DE HISTORIA
Surgimiento del ERP
En los años 50’ después de la Segunda Guerra Mundial, las fuerzas militares estadounidenses desarrollaron programas informáticos que les permitiera llevar un control de sus procesos de producción militar. Posteriormente y luego empezar a comercializarse las primeras computadoras las empresas no solo vieron la necesidad de adquirirlas máquinas que facilitaran el procesamiento de los datos sino también de adquirir programas que les permitiera gestionar la información.

Esto primeros sistemas de información se llamaron MPR (Planificación de Necesidades de Materiales, en inglés) que permitía llevar un stock de las materias primas y todo el inventario, algo novedoso para las empresas de producción. Estos sistemas fueron evolucionando, desarrollándose módulos que permitiera gestionar la información de otras áreas en la empresa, y hacia los años 90´ nace los ERP.

LOS ERP HOY
Software Genéricos o Comerciales
Empresas dedicadas a la industria del software, están desarrollando soluciones informáticas de talla mundial, proponiendo un estándar en los procesos y haciendo ajustes o desarrollos a la medida en requerimientos específicos del cliente, a este software se les conoce en el mercado como Software Genérico o Software Comercial.

⦁ La mayoría de software genéricos, han sido implementados en otras empresas desarrollando versiones mejoradas y correcciones a errores que otros han reportado en el pasado.
⦁ El riesgo en el éxito de la implementación y salida en vivo, frente a un software que tenga que desarrollarse desde cero.
⦁ Las casas que desarrollan este tipo de aplicaciones son en su mayoría empresas sólidas que garantizan una perpetuidad de la herramienta implementada.
⦁ La documentación, ayuda en línea, cambios de ley y en general la garantía del producto, generan mayor confianza a la empresa.

Desventajas Software Genérico
⦁ Los costos del software Genérico por lo regular son altos, pues son software maduros, que llevan cierto tiempo siendo probados en el mercado.
⦁ Muchos de los costos están amarrados a licencias de usuarios, licencias por módulos, sin son o no Multiempresa y otras características adicionales.
⦁ Al ser el software Genérico un producto estándar, contiene muchas opciones que las empresas no requieren y que sin embargo deben empezar a implementar para obtener cierta información, por lo tanto, la empresa tendrá que generar cambios en sus procesos para ajustarse al cambio.
⦁ Algunos de sus opciones no son modificables o fáciles de adaptar a la empresa, por lo tanto, si se requiere hacerlo, pueden suscitar costos adicionales que no se habían contemplado.
⦁ Posterior a la implementación, las solicitudes de atención de requerimientos deben realizar a través de niveles de servicio, los cuales no siempre se realizan en los tiempos esperados.
⦁ Si el software escogido no cumple las expectativas de la empresa, estas podrían optar por empezar una nueva implementación con otro aplicativo, lo cual conllevaría a costos altísimos que nos todas las empresas pueden asumir.
⦁ El costo del mantenimiento del software muchas veces anualizado, tiene costos onerosos que deben pagarse a perpetuidad.

Software a la Medida
El software a la medida es un desarrollo que como su nombre lo indica, se ajusta a los requerimientos de la organización. Se diseña todo el programa, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Ventajas Software a la Medida
⦁ El tiempo de adaptación al software ocurrirá en un tiempo menor, puesto que está diseñado para los procesos que la empresa tiene.
⦁ Los costos de implementación son en muchos casos menores que un software comercial.
⦁ El desarrollo es a la medida de las necesidades del negocio.
⦁ No requieren pagos de licencias a una casa desarrolladora, ya que el uso del software es de propiedad de la empresa que contratante.
⦁ No tienen costos de mantenimiento anualizado, si la contratación de desarrollo es interna.
⦁ Los cambios o adiciones que se requieran se pueden ajustar de acuerdo al presupuesto de la compañía.
⦁ Muchas compañías optan por contratar expertos en programación para que desarrollen estas soluciones, por lo tanto, el software se puede adaptar más fácilmente a los cambios solicitados de último momento y a un costo más bajo.

Desventajas Software a la Medida
⦁ Los costos de desarrollo del software salen en ocasiones mucho más alto que un software comercial.
⦁ Cuando el software es desarrollado por personal interno en una organización, muchos de estos empleados se vuelven “intocables” pues son los únicos que conocen los programas fuentes.
⦁ Al desarrollarse de cero, los tiempos de implementación son mas largos que con un software comercial.
⦁ Si son contratos con casas desarrolladoras, las empresas entrarían a asumir costos adicionales que no se contemplan por entregas de desarrollos en destiempo.
⦁ Se requiere que los desarrolladores tengan la disciplina de documentar tanto el código del programa, como sus funciones y opciones de menú, de lo contrario se volvería muy tedioso cualquier cambio que deba realizarse.

CONCLUSIONES
El proceso en la escogencia de un ERP para una organización es igual o más importante que la implementación misma, puesto que, en esta fase, se define el “socio” que puede catapultar la compañía a otro nivel.

El éxito de la implementación de un software comercial o de un software a la medida, radica en la Gerencia y administración del proyecto. El tipo de software que se quiera implementar puede estar orientado a factores como el sector al que pertenece la compañía, pues en estos casos los software comerciales o genéricos se pueden especializar en sectores como la salud, bancario, manufacturero, transporte, etc, lo cual puede encontrar una fácil adaptación a cualquier empresa que pertenezca a este sector y si requieren algún desarrollo específico, se puede adherir, pero cuando la empresa maneja información confidencial, o tiene procesos críticos y que son muy específicos, pueden optar por el software a la medida.

El tipo de software que se escoja depende si la empresa quiere adaptarse a un flujo de procesos que vienen diseñados en los software comerciales, o por el contrario sus procesos priman y es el software a la medida quien debe adaptarse a ellos.

BIOGRAFÍA

Inés del Carmen Arias Petro. Ingeniera de Sistemas egresada de la Universidad de Investigación y Desa rrollo “UDI”. Especialista en Gerencia de Tecnologías de Información de la Universidad Pontificia Bolivaria na en Bucaramanga, Colombia. Actualmente, adelan ta estudios en Marketing Digital con MAS Academy de México. Escríbenos a la FanPage https://www.facebook.com/inartic/?view_public_for=101904761203036 inarpetic@gmail.com